Dokumente smart verwalten.
Kommunale Verwaltungen stehen zunehmend vor der Aufgabe, Daten nicht nur strukturiert und rechtskonform zu verwalten, sondern auch nachhaltig und effizient zu nutzen. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der elektronischen Aktenführung (E-Akte) schaffen Sie die Grundlage für effiziente und transparente Verwaltungsprozesse. Unsere Beratung unterstützt Sie dabei, die passende Lösung für Ihre Kommune zu finden und erfolgreich zu implementieren. Ob strategische Planung, Prozessanalyse oder Einführung – wir begleiten Sie ganzheitlich und praxisnah.
Schaffen Sie die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung. Ob gemeinsame Bearbeitung, medienbruchfreier Datenaustausch oder die Einhaltung regulatorischer Vorgaben: Wir begleiten Sie ganzheitlich auf dem Weg zur digitalen Behörde.
Das ist mit elektronischem Dokumentenmanagement möglich:
Dokumentenerfassung per Scan, Mail oder Upload
Intelligente Verschlagwortung und automatische Zuordnung
Strukturierung nach Fachbereich mit der E-Akte
Workflowsteuerung: Zuweisung, Freigabe, Fristen, Eskalationen
Volltextsuche & Metadatensuche
Archivierung auf Servern im kommunalen Rechenzentrum (zum Beispiel in Lübeck)
Unser Beratungsprozess im Überblick.
Von der Vision zur Umsetzung – wir sind an Ihrer Seite und begleiten Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu einer strukturierten, effizienten und rechtskonformen digitalen Verwaltung.
Ausgangssituation und Zielsetzung
Verständnis für bestehende Prozesse, Systeme und Herausforderungen
Sensibilisierung für die Effizienzpotenziale und regulatorischen Anforderungen
Analyse & Bedarfserhebung
Aufnahme der Ist-Prozesse in der Dokumentenverwaltung
Identifikation von Medienbrüchen, redundanten Ablagen und ineffizienten Workflows
Konzeptentwicklung
Entwicklung eines maßgeschneiderten DMS-/E-Akte-Konzepts
Einbindung automatisierter Workflows und rollenbasierter Zugriffsrechte
Auswahl & Vorbereitung der Lösung
Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Systeme
Planung der technischen und organisatorischen Umsetzung
Implementierung & Begleitung
Einführung der Lösung in Pilotbereichen
Begleitung der technischen Integration und Datenmigration
Evaluation & Optimierung
Erfolgskontrolle anhand definierter KPIs (zum Beispiel Bearbeitungszeit, Zugriffsgeschwindigkeit)
Feedbackschleifen mit Anwender:innen & kontinuierliche Weiterentwicklung und Skalierung
